在会议前，与会人员通过会议预约软件查看会议室空闲时段，一键预定会议室。自动发送会议邀请、提醒。同时可同步会议室设备，提前部署会议室设备。借助预约系统，能够有效预防会议室的冲突和重复预订现象，提升会议室的使用效率，并确保会议的顺畅进行。
会议预约成功后，系统会自动检测会议室设备（如投影仪、摄像头、麦克风等），确保其状态正常并可立即使用。同时，系统智能调节灯光、空调、窗帘等环境设备，根据会议需求自动优化光线、温度和通风，为与会者提供舒适的开会环境。
发言追踪，覆盖全场：面对会场跨度大、发言人分散时，需要覆盖全场，精准捕抓个体声音。 抗电磁干扰：防爆型麦克风，抗电磁干扰设计，避免与业务设备产生信号冲突。发言优先级调度：多人同时发言时，对发言人优先调度，避免声音交叠导致信息丢失。消除会场回声、混响 ：采用数字信号处理器、主动降噪，避免周边噪声干扰。
如需同时展示多种资料与画面，可选择多画面互动模式，灵活选择2、3、4个画面，同时展示监控画面、大数据资料等，多画面开会，效率倍增。
私有化部署的硬件会议系统与云会议软件兼容，无需特定会议室参会，会议室摄像头信号可作为“云会议”软件画面信号源。打通云会议软件与硬件之间的壁垒，提升“云会议”的质量和效率。
资料安全保密：针对高保密的业务会议资料在文件管理平台统一管理。会议设置参会人信息与权限，确保操作规范以及资料保密。贯穿“会前-会中-会后”全脉络：针对会前准备管理、会中交流、会后查看追溯等多个环节，通过无纸化会议高效、便捷完成。绿色环保，减少资料打印等流程：普通会议往往需要大量人力用于材料的准备，无纸化会议中，会议资料可线上随时查看，节省会议资料准备环节，会议绿色环保。
针对重要会议，系统提供全程自动化录制功能，通过多通道采集技术同步记录会议影像、音频及数据内容。高清摄像头可智能追踪发言人，实现多机位自动切换；全向麦克风阵列精准拾音，有效降噪，确保语音清晰度。录制内容实时转码为标准化格式（如MP4+ACC），并自动上传至云端存储系统，支持加密传输保障数据安全。
实时转写：通过专业麦克风对全程进行高保真录音,并针对连续中文语音流进行实时语音转写识别，并进行转写结果文本。不同发言人角色分离：具备手动角色分离和硬件角色分离。对会议过程不同发言人进行区分。重点内容标记：支持在会议进行中、暂停时和结束时，通过选中文本来进行重点内容的标记。
能够实现从会议的语音转写结果中精确地提取出关键信息和要点，进而有效地帮助用户进行会议纪要的重点内容整理工作。自动总结，结构化呈现章节纪要：高度提炼整场会议输出，清晰展示会议脉络，并生成结构化的会议纪要模板，便捷查看各时间段的细化内容。搜索快速定位信息：关键词智能提炼，选取或输入关键词，帮助一秒定位信息。
能耗监测：监测投影仪、屏幕开关等待机耗电情况，减少能源浪费。空气监测：实时监测空气污染程度，自动联动新风系统或空气净化器，保障健康环境。光照调节：根据自然光强弱自动调光，人离场后关闭照明。温湿度调控：实时监测室内温度、湿度，根据室温，调节空调温度，维持环境的恒定和舒适。门禁感应：非授权进入报警，重要会议期间启用加密访问。人体感应：自动监测会议室是否有人。当会议室有人进入，则自动打开灯光、会议室内设备；人走，设备自动关闭。
